Из-за принятых ранее антиковидных ограничений многие предприятия переводили свои инженерные службы на удаленную работу. Часть специалистов после снятия ограничений осталась работать в дистанционном режиме, все большее количество компаний берет в штат специалистов расположенных удаленно. Закономерно возникает вопрос, как сохранить свои наработки без потерь и всегда иметь актуальные версии документации? Если в конструкторском отделе еще не используется PDM-система, то оперативно организовать электронный архив поможет ЛОЦМАН:КБ. На что обратить внимание при внедрении, чтобы быстро запустить систему в работу при выполнении проектов?
1. Удаленная работа
В ЛОЦМАН:КБ возможность удаленной работы заложена по умолчанию. Клиентская часть системы соединяется с серверной по сети Интернет. Поэтому скорость работы — сохранения документов на сервер, загрузки с сервера — будет зависеть от скорости подключения. Соединение происходит по защищенному каналу с использованием протокола HTTPS.
2. Обучение
Безусловно, если есть время провести полноценное обучение сотрудников, то лучше это сделать. Но, как показывает практика, свободного времени чаще всего нет, поэтому изучать правила работы в PDM-системе приходится без отрыва от основной деятельности. При этом важно выполнить в срок все текущие задания.
В ЛОЦМАН:КБ есть инструмент, который позволит безболезненно перейти от традиционных локальных, сетевых, облачных папок к хранению информации в PDM. Это Панель файлов, функционал которой можно сравнить с проводником Windows – те же папки и файлы, но с дополнительными возможностями:
- коллективная работа с использованием блокировок, чтобы на время редактирования файла, его параллельно не начал редактировать другой пользователь
- откат на предыдущую версию файла
- централизованный файловый архив
- делегирование прав (чтение, редактирование) на выбранные папки и файлы.
3. Импорт существующего архива
Наличие в новой системе всей документации из существующего архива — залог успешного перехода на PDM. Кроме того, любая система электронного архива приносит ожидаемый эффект только после ее наполнения данными. Для старта нужно как можно оперативнее перенести существующий файловый архив в новую систему. Сделать это можно с помощью команды «Импорт».
После импорта архива рекомендуется закрыть доступ к старым хранилищам документации, чтобы пользователи продолжали работать только в новом архиве.
4. Адаптация к новой модели хранения данных
Основные преимущества PDM-системы по сравнению с локальными, сетевыми, облачными хранилищами возникают в том числе благодаря отображению данных в виде электронной структуры изделия (ЭСИ). Переход на использование новой модели хранения данных предоставляет пользователю набор функционала, который не может быть доступен при работе с файлами и папками в принципе. Естественно, что это меняет привычную среду, в которой работали конструкторы, и вполне закономерно может вызвать недовольство.
На данном этапе до пользователей важно донести информацию о том, что в будущем эти изменения позволят упростить и облегчить выполнение стандартных ежедневных операций: поиск, просмотр документов, их согласование и проведение изменений.
Основные преимущества представления информации об изделии в виде электронной структуры изделия показаны в видео.
5. Защита данных
Один из важных вопросов, который интересует предприятие при внедрении электронного архива — организация доступа к информации и обеспечение ее целостности. Система прав — это стандартный функционал любой PDM-системы, и ЛОЦМАН:КБ не исключение. Пользователям можно делегировать права на чтение, редактирование, запрет доступа к выбранным объектам, документам. Если разработка документации ведется в рамках проекта, то она доступна только участникам проекта. Аналогичная система прав применяется и при работе с файлами.
Что касается резервного копирования базы данных с наработанной документацией, то оно выполняется в помощью инструментов СУБД. ЛОЦМАН:КБ может использовать как Microsoft SQL Server, так и PostgreSQL. Поэтому необходимо, чтобы системный администратор настроил процессы резервного копирования в Microsoft Management Studio или в pgAdmin для PostgreSQL.
6. Целостность данных при проведении изменений
Конструкция изделий совершенствуется, в конструкторской документации постоянно проводятся изменения. По сравнению с бумажным архивом, электронный имеет свои особенности. Например, изменения проводятся мгновенно, как только конструктор воспользуется соответствующей командой в отношении проектного состава или оформленного и согласованного изменения.
Изменения проводятся во всех изделиях, которые включают в себя изменяемую деталь. Команда по переводу объектов в архив доступна только пользователю с ролью «Архивариус».
При внедрении системы важно определить ответственного или группу ответственных, которые будут выполнять перевод в архив. Без них все оформленные изменения будут просто храниться в системе и не оказывать влияние на архивные документы.
Проведение изменений в архивном составе показано в видео.
.svg)
.jpg)
.jpg)
