ЛОЦМАН:КБ. Как упрощенное согласование делает жизнь проще

Этот материал посвящен упрощенному согласованию, которое позволяет быстро согласовывать и утверждать документацию, например, в рамках подготовки производства.

В проектировании и производстве изделия участвует много специалистов, поэтому необходимо быстро и точно доносить информацию до всех членов команды и учитывать замечания каждого из участников процесса разработки. В больших организациях для этого есть формализованные, зачастую громоздкие процедуры согласования, отдельные люди, управляющие и контролирующие этот процессом.

В небольших компаниях и процессы менее формализованы, но процесс согласования документацию также является актуальным.

Для автоматизации процесса согласования используется подход WorkFlow (рабочих процессов). Процесс перевода согласования в электронный вид - требует долгой и непростой работы по внедрению. Сложность заключается в невозможности описать «бумажный», не до конца формализованный процесс в терминах WorkFlow. Зачастую необходимо перерабатывать схему исходного процесс, а это всегда долго и тяжело.

Подсистема упрощенного согласования в ЛОЦМАН:КБ  позволяет всё организовать с первого дня использования продукта — нет нужды что-то настраивать. После формирования предварительного состава конструктор инициирует процесс согласования, для чего назначает конкретных сотрудников на роли (Проверил, Н.контр. и др.). Затем все участники согласования получают оповещение. Их задача проверить документацию, подписать или внести замечания. Замечания могут быть сделаны в виде аннотаций вторичного представления (для pdf-чертежей) или просто текста (если, например, вторичного представления нет). В качестве подписи используется простая электронная подпись, реализуемая средствами PDM, что не требует никаких дополнительных усилий и затрат от предприятия. При необходимости документ может быть подписан и усиленной ЭЦП, например, если этого требует сторонняя организация.

Евгений Антонов, к.т.н., ведущий инженер АО «Дорогобужкотломаш»:

Мы являемся пользователями ЛОЦМАН:КБ с 2015 года. Выбор пал на эту систему по нескольким причинам: простой интерфейс, возможность работы «из коробки», полезные функции, которые облегчают работу конструктора с документооборотом.

Важным преимуществом является то, что разработчики прислушиваются к мнению пользователей и по мере возможности реализуют нужный нам функционал, как это и получилось с упрощённым согласованием и оповещением об изменении документов. Процедура позволяет автоматизировать взаимодействие пользователей в рамках согласования на любой стадии работы над документацией (опытный образец, рабочая документация и т.д). Оповещение пользователей о необходимости поучаствовать в процедуре согласования производится с помощью ЛОЦМАН:Агент — новшества, которое появилось в ЛОЦМАН:КБ 2016. Это программа не требует лицензии, и благодаря ей пользователи получают уведомления, даже не запуская ЛОЦМАН:КБ. Помимо оповещения о необходимости согласования, ЛОЦМАН:Агент оповещает всех пользователей о поставленных руководителем задачах или изменениях в документации, в разработке которой участвует пользователь».

Действительно, инициатор получает оповещения о ходе согласования, когда участники подписывают документы или оставляют замечания. В любой момент он может остановить процесс, внести изменения в состав документации или назначить других сотрудников на роли. Участники согласования, в свою очередь, получат оповещения при изменениях, например, что документ заменен.

Согласование проходит параллельно или последовательно. При параллельном согласовании комплект документов получает каждый участник процедуры одновременно, что позволяет ускорить процесс. При последовательном — получение комплекта документов происходит по мере подписания документов участниками. В ЛОЦМАН:КБ можно создать собственные шаблоны и роли, которые будут затем использоваться в процедуре согласования.

ЛОЦМАН:КБ позволяет работать удаленно через Интернет, поэтому можно наладить согласование документации и для смежных предприятий или сотрудников, работающих удаленно. Оповещения будут приходить и при закрытом клиенте ЛОЦМАН:КБ, то есть дополнительные лицензии покупать не нужно.

Итак, использование упрощенного согласования в ЛОЦМАН:КБ 2016 решает две проблемы — оповещение конкретных сотрудников о новой задаче (выпуске КД) и сбор замечаний. При этом процесс разработки может продолжаться параллельно, система просто будет сама оповещать участников об изменениях. Вместе с отсутствием дополнительных работ по настройке это дает предприятиям возможность существенно и без лишних забот сократить время согласования документации.

‍